Ein kleiner Hinweis vorneweg: Ich stelle Autoresponder hier vor allem deshalb vor, weil das Konzept relativ wenig bekannt ist, aber für viele von Ihnen sehr interessante Möglichkeiten eröffnet. In den nächsten Wochen werde ich deshalb weitere Beiträge zu Autorespondern posten, unter anderem Anwendungsideen und konkrete Beispiele.
Falls Ihnen der heutige Artikel für sich genommen zu abstrakt bleibt, dann verfolgen Sie das Thema doch einfach im Blog, und nutzen Sie diesen Lexikoneintrag dann bei Bedarf zum Nachschlagen – dafür ist ein Lexikon schließlich da… 
Was ist ein Autoresponder?
Ein Autoresponder ist eine Software, die Emails automatisiert verschickt als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis. Manchmal werden auch die Emails selbst, die auf diese Art versandt werden, als “Autoresponder” bezeichnet.
Falls Ihnen der Begriff bisher noch nicht begegnet ist, können Sie sich unter dieser Beschreibung vermutlich jetzt immer noch nicht viel vorstellen… 
Wahrscheinlich haben Sie selbst aber schon Autoresponder erlebt. Eine häufige Anwendung ist eine Abwesenheits-Notiz per Email, die automatisch versandt wird, wenn eine andere Email eingeht (”Vom X. August bis zum Y. August bin ich leider nicht erreichbar. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen…”).
Dies wird von einer Autoresponder-Software erledigt (bzw. von einem Autoresponder-Skript, das in Ihre Email-Software integriert ist).
Ein anderes Beispiel sind die Bestätigungsemails, die Sie bekommen, wenn Sie manche Newsletter abonnieren. Es handelt sich dabei um das sogenannte double opt-in-Verfahren. Hierbei wird Ihnen direkt nach Ihrer Anmeldung eine Email mit einem Bestätigungslink zugeschickt, auf den Sie klicken müssen. Erst danach wird die Anmeldung zum Newsletter wirksam. In aller Regel erhalten Sie dann nach erfolgreicher Anmeldung noch einmal eine Willkommensemail. Beide werden von einem Autoresponder verschickt. Wenn Sie ein Beispiel hierfür direkt vor sich sehen wollen, dann melden Sie sich doch einfach für den Newsletter von Lernfeuer Digital an…
Was kennzeichnet Autoresponder-Sequenzen?
Autoresponder-Emails sind durch folgende Eigenschaften charakterisiert:
- Die Emails werden im Vorfeld erstellt und gespeichert.
- Alle Empfänger erhalten die gleichen Emails.
- Je nach verwendeter Autoresponder-Software ist es möglich, einzelne Teile der Emails zu personalisieren, z.B. indem der Name des Empfängers automatisch eingetragen wird.
- Der Versand erfolgt automatisch, unabhängig von Wochentag und Uhrzeit.
- Der Versand wird durch ein Ereignis ausgelöst (z.B. durch den Empfang einer Email, siehe unten).
- Der Zeitpunkt des Versandes kann eingestellt werden, aber nur mit Bezug auf dieses auslösende Ereignis. Z.B. werden Abwesenheitsnotizen gleich nach Eintreffen einer Email versandt. Wenn Sie ergänzendes Material zu einem Seminar über mehrere Wochen verteilt per Email versenden wollen, stellen Sie eben entsprechend bei jeder Email ein, wieviele Wochen nach Start der Autoresponder-Sequenz (also nach dem auslösenden Ereignis) sie verschickt werden soll.
- Der Versandzeitpunkt ist also für jeden Empfänger unterschiedlich, abhängig davon, wann er sich z.B. in eine Emailliste eingetragen hat.
Was unterscheidet Autoresponder-Emails von Email-Newslettern?
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Newsletter werden zeit- oder termingesteuert versandt. Das bedeutet, dass Sie in Ihrer Newsletter-Software den Zeitpunkt einstellen, an dem ein Email-Newsletter verschickt werden soll. Alternativ drücken Sie selbst zu einem bestimmten Zeitpunkt auf den “Senden”-Knopf…
Autoresponder hingegen arbeiten ereignisgesteuert, d.h. eine Autoresponder-Email oder eine Sequenz solcher Emails wird immer von einem bestimmten Ereignis ausgelöst. Beispiele für solche Ereignisse sind:
- eine eingehende Email (z.B. im Fall der Abwesenheitsnotiz)
- eine Anmeldung für eine Emailliste, einen Newsletter oder ein Forum
- ein Klick auf einen Bestell- oder Bestätigungsbutton
Newsletter werden also von allen Empfängern gleichzeitig empfangen, Autoresponder-Emails erhält jeder Empfänger abhängig davon, wann sein persönlicher Start der Autoresponder-Sequenz war.
- Zudem muss bei klassischen Newslettern jede Email neu geschrieben werden. Bei Autorespondern gibt es eine Sequenz mit fester Länge (im kürzesten Fall nur eine Email). Diese Sequenz ist für alle Abonnenten gleich und muss nicht jedes Mal neu erstellt werden.
- Nach Ablauf der Sequenz erhalten die Abonnenten aus diesem Autoresponder aber keine weiteren Emails (Sie können aber natürlich in einen Newsletterverteiler oder einen weiteren Autoresponder übernommen werden.).
- Und nachdem eine Autoresponder-Sequenz einmal gestartet wurde, werden alle Emails automatisch an diesen Abonnenten verschickt. Jede Ausgabe eines Newsletters hingegen muss explizit verschickt werden.
Aufgrund dieser Unterschiede eignen sich Newsletter besonders gut für aktuelle Inhalte, z.B. aktuelle Nachrichten, Neuigkeiten für Ihre Kunden, Kommentare zu aktuellen Geschehnissen, Pressemitteilungen etc.
Autoresponder hingegen eignen sich für alle Inhalte, die nur selten geändert werden müssen: Trainingseinheiten zu häufig gehaltenen Seminaren, Informationen für Interessenten über Ihre Arbeit und Person, allgemeine Hilfestellung zu Produkten oder Dienstleistungen, …
Und was haben Autoresponder mit Newslettern gemeinsam?
Autoresponder und Newsletter lassen sich in der Regel über die gleiche Software oder über den gleichen Newsletter-Provider bzw. Autoresponder-Provider verschicken.
Sie können beide auch kombinieren, indem Sie z.B. für neue Abonnenten eines Newsletters zu Anfang ein paar Autoresponder-gesteuerte Emails verschicken, in denen Sie etwa besonders interessante frühere Newsletterausgaben noch einmal wiederholen. Danach erhalten die Abonnenten dann Ihren regulären Newsletter.
Zudem gelten (nach meiner laienhaften Meinung – bitte im Zweifelsfalle juristischen Rat einholen!) die gleichen rechtlichen Anforderungen, z.B. bezüglich Impressumspflicht oder Spam-Verbot. Wobei letzteres sich allerdings von selbst verbieten sollte…
Was sind die Vorteile von Autorespondern?
Mit Autorespondern können Sie bestimmte Dinge sehr einfach automatisieren und damit mehr Zeit gewinnen für die eigentliche Kundenbetreuung und die menschlichen Kontakte.
Wenn Sie eine Autoresponder-Sequenz einmal aufgesetzt haben, können Sie sie über lange Zeit nutzen, ohne sie jemals wieder anzufassen. Das spart Zeit und Arbeit gegenüber den normalen Newslettern, die immer wieder neu mit Inhalt gefüllt werden müssen.
Zudem wird das Abonnieren und Abbestellen durch die Empfänger automatisch von der Software erledigt, so dass Sie sich im Regelfall auch hierum nicht kümmern müssen.
Und schließlich bieten Autoresponder Ihnen eine gute Möglichkeit, auf eine sehr einfache und unaufdringliche Art Werbung zu machen oder Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten: Interessenten für sich zu begeistern, Kunden besser zu betreuen (z.B. in dem Sie wichtige Inhalte eines Trainings in den Wochen danach wiederholen), oder neue Kunden zu werben.
